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L’état civil est sans doute un des secteurs "révolutionnaires" dans la philosopie des solutions proposées pour simplifier les démarches administratives des citoyens. Voici une synthèse des principaux domaines d’intervention des pouvoirs publics et des collectivités territoriales.

CHANTIER N°1 - La transmission des mentions marginales

L’échange électronique des avis de mentions entre mairies - qui ne sont pas des actes authentiques - a constitué le premier terrain de dématérialisation dans la foulée du décret de 2000 sur la signature électronique. Arpège, éditeur d’état civil équipant 600 collectivités moyennes et grandes en France avec son progriciel Mélodie, a été le premier éditeur à proposer, il y a quatre ans, un dispositif d’échanges électroniques sécurisés avec signature électronique en remplacement des échanges de courrier. 70 communes de Loire Atlantique, berceau du projet, et de la région parisienne notamment, sont aujourd’hui équipées d’Arpège Interconnexion, extension sur abonnement de Mélodie, leur permettant de transmettre les mentions de façon électronique. Deux autres éditeurs ont entamé une démarche similaire : Digitech qui s’adresse aux plus grandes collectivités et Sedi pour les plus petites. Les éditeurs ayant travaillé ensemble autour des mêmes technologies, les communes équipées de l’une ou l’autre solution pourront échanger entre elles de façon transparente. Le Service central d’état civil pour les français à l’étranger a adopté également le même dispositif avec un logiciel spécifique. La dématérialisation avance donc progressivement, avec une accélération prévisible dans ce domaine dans la foulée de la loi sur la succession du 22 février 2006. Cette dernière oblige en effet désormais, après la naissance d’un enfant, à la mise à jour de l’acte de naissance des parents. La charge de travail supplémentaire pour les services d’état civil que cela entraîne incitera à la dématérialisation.

CHANTIER N°2 - Les demandes en ligne par les citoyens

Plusieurs formules s’offrent aujourd’hui aux collectivités locales et aux citoyens concernant les demandes d’actes d’état civil en ligne. Un certain nombre de mairies (150 à ce jour) ont mis en ligne des formulaires de demande sur leur site internet. Certains éditeurs proposent désormais des solutions en prolongement de leur progiciel d’état civil (la demande routée vers le logiciel est publiée automatiquement) : Arpège avec Acte web ou encore Magnus dans le cadre de son offre e-Magnus. Les collectivités peuvent aussi utiliser la solution mutualisée proposée par l’Association de dématérialisation des e-Procédures (ADeP) (www.adep-france.fr). Les mairies et les citoyens peuvent enfin utiliser le portail national www.acte-naissance.fr, qui ouvrira officiellement en juin, mais sur lequel transitent déjà 1500 demandes par semaine. 28 communes sont adhérentes au service qui référence en outre toutes les communes disposant d’un formulaire en ligne. Concrètement, pour demander un acte d’état civil auprès de sa mairie de naissance, le demandeur effectue sa demande via le portail. Si la demande est formulée auprès d’une commune qui dispose déjà d’un service de demande d’acte en ligne sur son site internet, elle sera renvoyée vers celui-ci. Une demande effectuée auprès d’une commune adhérente est stockée sous la forme d’un fichier XML, puis expédiée ou mise à disposition de la commune sous une forme électronique. Cette dernière l’ouvre et en prend connaissance ou l’intègre directement dans son applicatif métier. Elle édite l’acte sous format papier et le transmet par courrier postal (puisqu’il s’agit d’un acte authentique) au demandeur. Pour les communes non adhérentes, l’usager imprime la demande et l’envoie à la mairie par courrier. La Direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME) mène actuellement une campagne pour inciter les communes (prioritairement les 450 communes disposant d’une maternité) à adhérer. Son objectif est de couvrir 50 % (soit 3 Millions) des demandes, dont la moitié totalement dématérialisées d’ici la fin de l’année. L’utilisation du portail sera étendue également aux actes de mariage et de décès.

CHANTIER N°3 - Les échanges d’extraits et copies intégrales entre organismes

De nombreux organismes (CAF, SS, notaire, juge, préfecture...) sollicitent des extraits ou une copie intégrale de l’acte d’état civil auprès des services d’état civil de la mairie, le plus souvent par l’intermédiaire des citoyens, à l’occasion d’une demande de délivrance d’un droit ou d’un titre. Les échanges électroniques directs entre mairies et organismes demandeurs, sans intervention de l’usager, permettent de forts gains de temps dans les services et pour les administrés, et éliminent les risques de fraude (pour l’obtention des titres d’identité notamment). Aussi, plusieurs initiatives de dématérialisation de ces échanges ont été engagées. Des échanges électroniques entre la CPAM et la Mairie de Tourcoing sont opérationnels avec Arpège Interconnexion (et de son “pendant” Cadence au niveau de la CNAM). Une expérimentation est en cours, parallèlement, dans les Deux-Sèvres avec le logiciel Logitude par l’intermédiaire de la plate-forme sécurisée Fast. Des échanges de données d’état civil avec les notaires sont expérimentés dans 4 études en Allier, Alpes-Maritime, Ardèche et Puy-de-Dôme. Pourtant, la généralisation de ces expériences pose de nombreuses questions non encore résolues aujourd’hui. Ces échanges, en l’absence de décret sur les actes authentiques, n’ont pas de base légale. Une réflexion interministérielle devrait aboutir à la parution d’un décret permettant de remplacer les échanges d’actes authentiques par un système de questions/réponses (confirmation qu’une personne est bien née dans telle mairie, à telle date). D’autres questions se posent : concernant la normalisation des formats d’échange (aujourd’hui le seul format XML finalisé concerne la demande d’acte d’état civil), le choix en matière d’architecture de transmission et surtout l’interopérabilité des solutions existantes. Autre problème : comment mettre en place les garanties au regard de la CNIL (information préalables des usagers, référencement des acteurs autorisés à demander des actes, pour quelles procédures) ? La dématérialisation entraîne par ailleurs une révision des processus de travail au sein des organisations, pas forcément évidente.

Contacts :
  Jean-François de Montgolfier, chef du bureau du droit de la personne et de la famille au Ministère de la justice, jean-francois.de-montgolfier@justice.gouv.fr
  Philippe Vrignaud, DGME, philippe.vrignaud@dgme.finances.gouv.fr
  Michel Rodet, Arpège, m.rodet@arpege.tm.fr

bonjour, pourriez vous me faire parvenir 2 actes de naissance. Je me nomme Monsieur JUSTIN Franck, né le 24 fevrier 1968 à Tourcoing. De Monsieur JUSTIN Bernard et de Madame PARE Claudine . Je suis domicilié : 38,rue JEANNE D’ARC 59123 BRAY-DUNES

D’avance je vous remercie