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Avec la dématérialisation des procédures dans le cadre de l’administration électronique, l’archivage électronique devient une question essentielle. Les acteurs de terrain commencent à en prendre conscience et sont en attente de principes de mise en oeuvre concrets les aidant à faire leur choix. Cette attente est relayée par une volonté forte soutenue par de nombreux acteurs (ADAE, Direction des Archives de France, Forum des droits de l’Internet, Aproged, FNTC, DCSSI...) pour définir des principes communs garantissant l’intégrité des documents, la pérennité des solutions, l’authentification des flux et la traçabilité des opérations. Des référentiels commencent à se mettre en place (sur les standards d’échange, les processus d’archivage...) (cf dossier dans la lettre).

Pourtant, il reste à ce jour encore de nombreuses incertitudes et d’incompréhensions pour une démarche qui est en tout état de cause complexe et de longue haleine. Si des outils et des services d’archivage électronique commencent à apparaître, ils couvrent rarement toute la chaîne (versement, stockage, gestion des données descriptives et communication). Par ailleurs, l’archivage électronique a un coût conséquent. Au niveau technique, cela pousse à une mutualisation des plates-formes d’archivage selon des scénarios d’organisation à définir. Les coûts humains pour alimenter et exploiter les plates-formes restent les plus importants. La possibilité de gérer dans le long terme des documents signés électroniquement n’est pas encore gagnée. Pour Alain Risson, représentant de l’Association des maires de France, “il existe un réel risque d’amnésie”. Ce dernier déplore par ailleurs que l’”on parle du comment avant de savoir ce qu’on va faire”. Les associations d’élus réclament, dans leur manifeste commun sur l’administration électronique, un débat national sur l’archivage électronique pour définir ce qu’on doit archiver, comment, selon quelles normes unifiantes, avec quelle organisation et quelles garanties pour le citoyen. L’archivage électronique sera d’ailleurs au programme des prochaines réunions de travail de l’AMF et de l’ADF. Christine Balaï

UN PREMIER ETAT DES LIEUX

Les évolutions législatives récentes, qui accordent (sous certaines conditions) la même valeur aux documents sur support numérique et sur support papier, imposent un nouvel élan à l’archivage électronique. Avec la dématérialisation des procédures administratives et la signature électronique des documents, l’archivage électronique de ces originaux signés s’impose. Il ne s’agit pas de basculement total vers le tout électronique mais d’une évolution inéluctable et de très longue haleine.

Si les grands principes de l’archivistique (sélection, collecte, contrôle, restitution) sont conservés, la conservation numérique est beaucoup plus complexe du fait de l’environnement technologique qu’elle suppose et de sa maintenance dans le temps : adaptation des services publics d’archives dans leur mission de collecte des archives des administrations et de contrôle des archives courantes ou intermédiaires, intégration de la réflexion sur l’archivage dans une réflexion dès l’amont sur la dématérialisation, mise en place de plates-formes d’archivage électronique permettant d’accueillir ces nouveaux flux et de conserver ces données pour des raisons de preuves ou patrimoniales... L’archivage électronique constitue un chantier colossal qui n’en est encore qu’à ses débuts.

LE CADRE JURIDIQUE SE STABILISE

On retiendra notamment :
  le Code du Patrimoine qui définit les archives et les archives publiques (Titre 1er, Livre II) ;
  le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 qui précise les règles de gestion des archives publiques au long de leur cycle de vie et la coopération à mettre en place entre les administrations et les services publics d’archive.
  Le Code général des collectivités locales (art. R 1421-4) qui interdit par ailleurs de confier la conservation des archives (y compris intermédiaires) des collectivités territoriales (l’Etat en a la possibilité dans des conditions très restrictives)à des sociétés privés.
  Le nouveau cadre juridique donnant même valeur probante au papier et à l’électronique : loi du 13 mars 2000 et décrets d’application, loi n°2004-575 du 6 juin 2005 pour la confiance dans l’économie numérique, décrets n° 2005-972 et 973 du 10 août 2005 relatifs aux actes authentique des notaires et des huissiers.
  La future ordonnance qui sera présentée en conseil des Ministres le 7 décembre prochain qui fixe les bases de la dématérialisation des procédures et instaurant les référentiels généraux de sécurité (RGS) et d’interopérabilité (RGI), et prévoit des décrets d’application où la question de l’archivage sera abordée, notamment au titre du RGI.
  La sortie d’une nouvelle loi sur les archives, prévue pour 2006.

VERS UN CADRE TECHNIQUE ET ORGANISATIONNEL COMMUN

De nombreux acteurs s’efforcent de faire converger leurs efforts vers des référentiels communs et cohérents. Plusieurs documents sont en cours de préparation.

Après la CNIL, le Forum des Droits de l’Internet s’apprête à publier le 24 novembre une recommandation sur la conservation électronique des documents dans le secteur privé, élaborée conjointement avec la Mission pour l’économie numérique.

La Direction des Archives de France (DAF) travaille en collaboration étroite avec l’ADAE, depuis trois ans, sur le sujet. L’archivage électronique constitue en effet une priorité du programme Adèle, l’action Adèle 103 vise ainsi à disposer d’un cadre de conservation des documents et données numériques. L’ADAE, qui a nommé une personne à temps plein sur l’archivage, vient d’organiser une demi-journée du réseau Adèle sur le sujet, une deuxième demi-journée débat étant prévue prochainement.

L’archivage constitue aussi un des thèmes de travail qui devrait être engagé avec les associations d’élus dans le cadre du projet e-colloc. Au niveau sectoriel, le groupe de travail sur la dématérialisation des marchés publics a entamé une réflexion sur le sujet, dans le cadre de la rédaction de son vade-mecum juridique de la dématérialisation, poursuivie aujourd’hui dans l’optique d’une dématérialisation de bout en bout. L’archivage constitue un des volets de l’expérimentation de la dématérialisation du contrôle de légalité dans les Yvelines. Plusieurs collectivités (ex. CG Moselle) mettent en place le coffre-fort électronique sécurisé de Cecurity.com pour archiver leurs documents dématérialisés.

REFERENTIELS, STANDARDS, ARCHITECTURE TECHNIQUE...

Par ailleurs, la société Parker Williborg vient de remettre une étude commanditée par l’Adae et la Direction des archives de France sur les plates-formes d’archivage électronique (scénarios de développement, fonctionnalités, composants techniques, impacts économiques...). Cette étude apporte de nombreux éléments qui contribuent à nourrir les différents référentiels dans le domaine de l’archivage électronique prévus en 2006-2007.

1 - Standard d’échange de données d’un service versant vers un service d’archives basé sur les normes et standards (XML, ISO 14721, DTD EAD...) pour les transactions suivantes : versements, éliminations, communications. Un appel à commentaires est en cours en vue de la publication d’un référentiel au 1er trimestre 2006.

2 - Archivage sécurisé : une étude confiée par la Direction Centrale de Sécurité des Systèmes d’information (DCSSI) au cabinet Caprioli & Associés, Oppida et JMR Consultant (suivie activement par l’ADAE et la DAF), devrait être achevée fin décembre 2005 (appel à commentaires en janvier). Elle concerne la mise en place d’une politique de sécurité dans le domaine de l’archivage, la conservation de la valeur probante d’un document ou encore l’identification des données à valeur légale à archiver. Des ateliers auront lieu en février-mars 2006. L’ensemble des réflexions nourrira le référentiel général de sécurité.

3 - Processus d’archivage de référence : autour des grandes fonctions et processus de l’archivage (versement et protocole d’échange, stockage, consultation/restitution/élimination, administration/pilotage, habilitation, statistiques). Appel à commentaire prévu en janvier 2005 en vue de la publication d’un référentiel en avril 2006.

4 - Architecture technique visant la conservation des documents à long terme (3ème trimestre 2006) concernant les logiciels, réseaux, supports de stockage, matériels et l’exploitation.

5 - Cycle de vie du document et archivage : la parution d’un livre vert, fruit d’un groupe de travail réunissant notamment l’ADAE, la DAF, l’Aproged, ainsi que des associations professionnelles (AAF, ADBS), est prévu sur le sujet.

6 - Critères de certification et d’homologation des logiciels d’archivage : ce domaine devrait intégrer en partie le travail des professionnels sur le sujet (notamment la réflexion menée par l’Aproged, la FNTC, l’ADAP, Fedisa) et aboutir à un référentiel fin 2006.

Contacts :
  Archives de france : francoise.banat-berger@culture.gouv.fr
  ADAE : gabriel.ramanantsoavina@pm.gouv.fr
  Cabinet Caprioli & Associés : contact@caprioli-avocats.com
  Société Parker Williborg : fclavurier@parkerwilliborg.fr